Các kỹ thuật quản lý hiệu quả của nhà lãnh đạo

Lãnh Đạo và Giám Sát

Lãnh đạo và giám sát có mối quan hệ hàng ngày với các nhân viên, và nghiên cứu đã chỉ ra rằng mối quan hệ này đóng vai trò quan trọng trong thái độ làm việc và việc giữ chân nhân viên. Khi lãnh đạo và giám sát đặt ra những kỳ vọng hợp lý và tạo ra môi trường làm việc tích cực, nhân viên có thể đạt được những mục tiêu đó, miễn là chúng khả thi. Mục tiêu không thực tế sẽ làm giảm động lực của nhân viên. Đặt ra mục tiêu là một phương pháp hiệu quả để thúc đẩy sự tiến bộ, và điều quan trọng là phải cung cấp các nguồn lực cần thiết cũng như đưa ra phản hồi liên tục để giúp nhân viên hướng tới các mục tiêu đã đề ra.

Lãnh đạo và giám sát cần có hiểu biết cơ bản về lý thuyết tạo động lực và áp dụng chúng tại nơi làm việc. Để xây dựng sự tin tưởng, lãnh đạo và giám sát nên ủy thác công việc cho những người đã thể hiện được trách nhiệm trong quá khứ, tin tưởng vào khả năng thành công của họ. Sự tin tưởng này sẽ giúp xây dựng niềm tin của nhân viên và trao quyền cho các nhóm làm việc.

Nhận xét về hiệu quả làm việc là một yếu tố quan trọng trong việc tạo động lực. Nhận xét mang tính xây dựng nên được đưa ra thường xuyên để nhân viên có thể học hỏi, phát triển và khắc phục. Thành quả của nhân viên cần được công nhận, ca ngợi và thưởng xứng đáng.

Sắp Xếp Các Nhóm Làm Việc

Cách tổ chức công việc trong một tổ chức ảnh hưởng lớn đến thái độ và hành vi của nhân viên. Các nhóm làm việc ngày càng được sử dụng nhiều để đạt được mục tiêu của tổ chức. Các nhóm sẽ có mục tiêu riêng và phần thưởng dựa trên kết quả đạt được của nhóm. Sự tổ chức này giúp liên kết các nhân viên và đáp ứng nhu cầu xã hội trong môi trường làm việc.

Các thành viên trong nhóm có ảnh hưởng lớn đến hành vi của tổ chức. Quy tắc, cơ chế, truyền thông và các vấn đề khác của nhóm có thể ảnh hưởng đến động lực và kết quả làm việc của cá nhân. Ví dụ, suy nghĩ nhóm có thể khiến các thành viên làm theo mà không cân nhắc đến các lựa chọn khác.

Sắp Xếp Công Việc và Tạo Động Lực

Động lực trong công việc bắt đầu từ quy trình tuyển dụng. Một cá nhân phù hợp với vai trò sẽ có động lực làm việc ngay từ đầu. Quyết định tuyển dụng và thăng tiến phù hợp là rất quan trọng đối với cấu trúc tổ chức.

Sắp xếp công việc, tức là cách công việc và các nhiệm vụ liên quan được triển khai, cũng ảnh hưởng đến động lực của nhân viên. Công việc có thể mang lại niềm vui cho cá nhân. Sắp xếp công việc bao gồm các nhiệm vụ liên quan, thứ tự thực hiện công việc, và cách thức thực hiện cũng như liên kết công việc với các hoạt động khác trong tổ chức.

Sắp xếp nơi làm việc cũng quan trọng không kém. Nhân viên cần có các nguồn lực cần thiết từ môi trường làm việc thoải mái đến các công cụ đặc biệt để thực hiện công việc.

Các yếu tố ảnh hưởng đến việc sắp xếp công việc bao gồm:

– Định hướng và đào tạo phù hợp.
– Đa dạng công việc và độ khó.
– Liên kết rõ ràng giữa công việc và kết quả thu được của tổ chức.
– Năng lực cần thiết của nhân viên.
– Tự chủ để hoàn thành công việc.
– Cân bằng lịch công việc, bao gồm nghỉ giữa giờ và nghỉ phép.
– Cân bằng yêu cầu về thể chất và tinh thần.
– Phản hồi về hiệu quả công việc.
– Cảm giác hoàn thành.

Điều Chỉnh Công Việc Để Tăng Sự Hài Lòng

Một khái niệm quan trọng trong sắp xếp công việc là thực hiện điều chỉnh theo thời gian để tăng sự hài lòng của nhân viên. Những điều chỉnh này bao gồm mở rộng công việc, luân chuyển công việc và làm phong phú công việc:

– Mở rộng công việc: Tăng thêm các nhiệm vụ tương tự hoặc khác nhau, giúp giảm sự nhàm chán và khuyến khích nhân viên phát triển.
– Luân chuyển công việc: Đổi công việc và nhiệm vụ giữa các nhân viên, giúp mở rộng kỹ năng và kinh nghiệm.
– Làm phong phú công việc: Tăng thêm trách nhiệm và quyền hạn, giúp tăng sự tham gia và độc lập của nhân viên.

Hệ thống khen thưởng

Hành vi của nhân viên bị ảnh hưởng bởi phần thưởng trong và ngoài tổ chức. Các tổ chức sẽ muốn phát triển các hệ thống phần thưởng hiệu quả dựa trên các nguyên tắc như:

1. Truyền thông rộng rãi hệ thống khen thưởng của tổ chức.
2. Đưa ra các lựa chọn khen thưởng có ý nghĩa cho các cá nhân.
3. Đảm bảo rằng phần thưởng phù hợp với mức độ hoàn thành..
4. Đảm bảo rằng phần thưởng có sẵn.
5. Phát phần thưởng gần với thời gian hoàn thành.
6. Truyền thông rõ ràng lý do thưởng cho cá nhân hoặc nhóm.
7. Phần thưởng mang tính chất lâu dài.
8. Thiết lập các chính sách bình đẳng khi so sánh nội bộ và bên ngoài.
9. Khen ngợi công khai nhưng khen thưởng riêng để tránh bất công.

Hệ thống khen thưởng hiệu quả nhất khi nhà lãnh đạo có thể điều chỉnh các loại phần thưởng mà họ trao dựa trên kiến thức của họ về những gì hiện đang là động lực thúc đẩy các nhân viên họ quản lý. Ví dụ như những người có con nhỏ thích được thưởng bằng cách được sắp xếp lịch làm việc linh hoạt hơn khi hoàn thành được mục tiêu hiệu quả hàng năm. Một nhân viên trẻ muốn khởi nghiệp có thể coi trọng việc tham gia vào một hội thảo đào tạo bán hàng như một phần thưởng để đạt được các mục tiêu bán hàng.

Ðánh giá năng lực thực hiện công việc

Nhiều tổ chức sử dụng việc đánh giá năng lực thực hiện công việc để khuyến khích hành vi mong muốn và liên kết hiệu quả công việc với hệ thống khen thưởng. Thông thường, đánh giá năng lực thực hiện công việc được thực hiện theo một lịch trình đã định và tuân thủ một quy trình chính thức. Các biện pháp thay thế thường là kết quả của các lý thuyết tạo động lực đã được bàn bạc trước đó và nhu cầu của nhân viên cùng tổ chức trong ghi nhận các phản hồi về hiệu quả.

Trong cả hai trường hợp, đánh giá năng lực thực hiện công việc tốt nhất nên tập trung vào việc giao tiếp giữa nhà lãnh đạo và nhân viên.

Thông thường, đầu vào của đánh giá đến từ nhà lãnh đạo, tuy nhiên, nó cũng có thể đến từ các nguồn như đồng nghiệp của nhân viên, khách hàng, bản thân nhân viên, hoặc kết hợp như trong phản hồi 360 độ. Trong trường hợp này, các nhận xét sẽ được nhận từ mọi người bao gồm cả các đồng nghiệp, tự đánh giá, đánh giá đi lên và quản lý.