Định mức lao động là gì? Tầm quan trọng của định mức lao động trong doanh nghiệp

Định mức lao động là gì?

Theo Điều 3 Thông tư 07/2020/TT-BLĐTBXH, định mức lao động là một trong bốn mức thành phần của định mức kỹ thuật – kinh tế. Đây là mức tiêu hao lao động cần thiết để một người lao động hoàn thành việc đào tạo cho một học viên đạt tiêu chuẩn do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Tiêu chuẩn này có thể áp dụng theo từng bước, từng công đoạn, và toàn bộ quá trình sản xuất dịch vụ hoặc sản phẩm dựa trên tổ chức sản xuất và lao động khoa học. Định mức lao động có thể được xây dựng dựa trên cơ sở cấp bậc công việc, chức danh, trình độ của người lao động, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy trình công nghệ, đảm bảo tiêu chuẩn lao động.

Định mức lao động trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp, định mức lao động là mức tiêu hao lao động để hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc khối lượng công việc theo yêu cầu chất lượng nhất định, trong điều kiện kỹ thuật và tổ chức nhất định. Bao gồm:

– Sản phẩm định mức: Mức sản lượng trong thời gian cố định.
– Mức sản lượng: Số lượng sản phẩm đơn vị hoặc khối lượng công việc mà một lao động hoặc nhóm lao động có trình độ kỹ thuật, chuyên môn có thể hoàn thành trong thời gian nhất định (đơn vị tính là giây/phút/giờ/ca làm việc).
– Bước công việc: Thành phần của quá trình sản xuất thực hiện trên một đối tượng lao động với đơn vị đo là giây/phút/giờ/ca trên một đơn vị sản phẩm. Bước công việc này có thể chia thành thao tác, động tác, cử động.

Việc xác định định mức còn cần dựa trên tính chất công việc, mức độ phức tạp hoặc nặng nhọc của công việc. Định mức có thể được biểu hiện dưới nhiều hình thức:

– Định mức sản lượng
– Định mức thời gian
– Định mức phục vụ

Định mức là cơ sở để người sử dụng lao động tuyển dụng, sử dụng lao động và xác định đơn giá tiền lương, góp phần thúc đẩy năng suất. Định mức là một nội dung cần có trong thỏa ước lao động hoặc hợp đồng lao động, trong đó các bên tham gia thỏa thuận cụ thể với nhau về từng loại định mức, cách giao định mức, nguyên tắc thay đổi, phạm vi tối thiểu/tối đa.

Ví dụ về định mức lao động

Để hiểu rõ hơn về định mức lao động, hãy tham khảo các ví dụ sau:

Công ty X yêu cầu nhân viên hoàn thành 30 sản phẩm đóng hộp trong một ngày. Định mức lao động cho nhân viên là 30 sản phẩm/ngày.
Xưởng Z yêu cầu đội nhóm gồm 6 thành viên hoàn thành 30 sản phẩm quần hoàn thiện trong mỗi ca làm việc. Định mức lao động là 30 sản phẩm/nhóm (ca).

Ban hành định mức lao động

Định mức của mỗi doanh nghiệp phải được công khai với toàn bộ người lao động tại nơi làm việc trước khi bắt đầu làm việc. Đồng thời, doanh nghiệp cần thông báo định mức này với Phòng LĐ-TB&XH tại nơi đặt cơ sở kinh doanh, sản xuất. Hồ sơ thông báo bao gồm:

Văn bản thông báo định mức.

Bản định mức.

Giấy ủy quyền làm thủ tục (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp).
Việc thông báo định mức lao động có thể được thực hiện cùng với thang lương, bảng lương hoặc chính sách thưởng của doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp cần xác định định mức lao động

Việc xây dựng và công khai định mức lao động giúp đảm bảo quyền lợi của cả người sử dụng lao động (NSDLĐ) và người lao động (NLĐ). Đồng thời, định mức là căn cứ để pháp luật có thể hỗ trợ NLĐ hoặc doanh nghiệp khi phát sinh tranh chấp hoặc mâu thuẫn. Cụ thể, những ý nghĩa của định mức bao gồm:

Tạo cơ sở tăng năng suất.
Tối ưu nguồn lực.
Giúp xác định biên độ lao động.
Là cơ sở xác định đơn giá và tính tiền lương.
Là cơ sở trả lương, thưởng cho NLĐ.

Nguyên tắc cần lưu ý

Để xây dựng định mức, doanh nghiệp nên tham khảo các nguyên tắc sau:

Định mức thực hiện cho từng công đoạn, từng công việc hoặc toàn bộ quá trình sản xuất dịch vụ/sản phẩm dựa trên cơ sở sản xuất hợp lý và lao động khoa học.
Mức lao động xây dựng dựa theo cấp bậc công việc, chức danh hoặc trình độ của NLĐ, tiêu chuẩn kỹ thuật thiết bị/máy móc hoặc quy trình công nghệ.
Mức lao động phải đảm bảo số lượng NLĐ có thể thực hiện mà không phải kéo dài thời gian làm việc theo quy định pháp luật.
Định mức tổng hợp cho đơn vị sản phẩm cần đúng với quy trình công nghệ của sản phẩm đó, không tính trùng hoặc sót các khâu công việc. Không tính hao phí lao động tạo ra sản phẩm phụ, các sửa chữa lớn, sửa chữa nhà xưởng, lắp đặt thiết bị.
Mức lao động cần được áp dụng thử trước khi chính thức ban hành. Doanh nghiệp cần thông báo cho NLĐ ít nhất 15 ngày trước khi áp dụng. Thời gian áp dụng thử dựa theo tính chất công việc nhưng không quá 3 tháng và cần có sự đánh giá việc thực hiện định mức.
Nếu trong thời gian làm việc tiêu chuẩn, thực tế sản lượng rơi vào một trong hai trường hợp sau:

Cao hơn 10% hoặc thấp hơn 5% so với mức được giao.
Thấp hơn 10% hoặc cao hơn 5% so với mức được giao.
Doanh nghiệp sẽ cần điều chỉnh lại định mức. Định mức cần được rà soát, đánh giá định kỳ để sửa đổi, bổ sung và điều chỉnh cho phù hợp. Khi điều chỉnh, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến của NLĐ và công bố công khai tại nơi làm việc, đồng thời gửi thông báo cho cơ quan quản lý cấp huyện tại nơi đặt cơ sở kinh doanh.

Cách xây dựng định mức lao động

Công thức phổ biến:

Tsp = Tcn + Tpv + Tql = Tsx + Tql

Phân tích tính toán

Phương pháp này dựa trên phân tích kết cấu công việc, tính đến các yếu tố hao phí thời gian và dựa trên các tài liệu kỹ thuật để đưa ra định mức. Trình tự thực hiện bao gồm:

1. Chia nhỏ công việc/quy trình sản xuất/sản phẩm: Phân tích và chia nhỏ công việc thành các bộ phận hợp thành, loại bỏ các bộ phận hoặc công đoạn thừa, thay thế bằng những công đoạn tiên tiến hơn.
2. Tạo quy trình công nghệ chi tiết: Xây dựng quy trình công nghệ chi tiết ở mức hợp lý nhất để xác định định mức khả thi. Xác định mức độ tay nghề và chuyên môn của người lao động (NLĐ) cần có để hoàn thành công việc, từ đó xác định chế độ làm việc tối ưu.
3. Xác định dựa trên các định mức kỹ thuật: Sử dụng các định mức kỹ thuật để thực hiện từng bước cụ thể của công việc.

Ưu điểm của phương pháp này là xây dựng định mức nhanh và chính xác, có căn cứ. Tuy nhiên, điều kiện thực hiện là cán bộ định mức cần có hiểu biết sâu và thực tế về nghiệp vụ và chuyên môn kỹ thuật, đồng thời doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ tài liệu về tiêu chuẩn định mức. Phương pháp này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất hàng loạt với quy mô vừa và lớn.

Phân tích, khảo sát

Phương pháp này yêu cầu doanh nghiệp phân tích kết cấu công việc, phân tích các nhân tố gây hao phí thời gian, và thu thập tài liệu kỹ thuật, khảo sát về cách sử dụng thời gian của NLĐ tại nơi làm việc. Các bước xây dựng định mức theo phương pháp này như sau:

1. Phân tích kết cấu công việc/quy trình làm việc: Loại bỏ các công đoạn hoặc bộ phận, thao tác thừa.
2. Tạo quy trình công việc chi tiết: Xây dựng quy trình công việc chi tiết, hợp lý, có tính khả thi cao dựa trên đánh giá trình độ NLĐ cần có để hoàn thành công việc tương xứng và thiết lập chế độ làm việc tối ưu.
3. Khảo sát, thu thập số liệu: Thu thập dữ liệu về hao phí thời gian thực tế từ các nhân viên có sức khoẻ trung bình, nắm vững kỹ thuật, và thái độ tốt cho tới khi họ quen việc và tạo ra năng suất công việc ổn định.
4. Xác định định mức: Dựa trên phân tích dữ liệu thu thập được.

Ưu điểm của phương pháp này là cách thức xây dựng định mức khoa học dựa trên thực tế. Qua đó có thể phát hiện các hạn chế và thao tác thừa để cải tiến, nâng cao hiệu suất công việc. Tuy nhiên, phương pháp này yêu cầu cán bộ định mức phải có hiểu biết sâu về chuyên môn và nghiệp vụ, đồng thời cần đầu tư công sức, kinh phí, và thời gian. Phương pháp này thường áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất với lượng hàng lớn.

So sánh điển hình

Phương pháp này dựa trên việc đánh giá các nhân tố ảnh hưởng tới hao phí thời gian khi thực hiện công việc điển hình. Doanh nghiệp cần so sánh và xác định hệ số quy đổi. Các bước tính theo phương pháp này bao gồm:

1. Xác định quy trình, các bước thực hiện công việc: Chia các bước thành nhóm với đặc điểm, kết cấu quy trình tương đối giống nhau. Chọn một hoặc một số quy trình điển hình cho mỗi nhóm.
2. Xác định định mức lao động cho quy trình điển hình: Sử dụng phương pháp phân tích tính toán hoặc phân tích khảo sát để xác định.
3. Quy đổi hệ số Ki: Xác định hệ số Ki cho từng quy trình và so sánh với hệ số điển hình của nhóm. Tham khảo ý kiến của cán bộ kỹ thuật, chuyên gia và nhân viên lành nghề am hiểu quy trình/công nghệ để xác định hệ số chuyển đổi.

Ví dụ: Ki = 1 là hệ số của công đoạn điển hình (giá trị này do cán bộ định mức và chuyên gia của doanh nghiệp quyết định dựa theo tình hình thực tế). Nếu nhóm công việc có các nhân tố ảnh hưởng tương đương công việc điển hình: Ki = 1. Nếu nhóm công việc có nhiều yếu tố thuận lợi: Ki < 1. Nếu nhóm công việc có nhiều yếu tố khó khăn: Ki > 1.