Giới thiệu tổng quan về quản lý dự án

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc triển khai dự án là hoạt động phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Dự án đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự thay đổi và phát triển của tổ chức.

Dự án là gì

Dự án (project) là một nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả nhất định. Những dự án này được thực hiện để đáp ứng các mục tiêu cụ thể bằng cách sản xuất các kết quả được định nghĩa rõ ràng (deliverables). Kết quả của dự án có thể là các sản phẩm vật lý, kết quả kiểm tra, hoặc năng lực thực hiện dịch vụ.

Các dự án có thể bao gồm:

– Phát triển một phần mềm ứng dụng mới
– Nghiên cứu và phát triển sản phẩm phù hợp với yêu cầu của khách hàng
– Sáp nhập hai công ty để tạo thành một tổ chức mới
– Cải tiến quy trình sản xuất trong một tổ chức
– Xây dựng cơ sở hạ tầng cho một dự án lớn

Dự án có thể được thực hiện ở nhiều cấp độ, từ cá nhân hay nhóm nhỏ đến tổ chức lớn liên quan nhiều đơn vị.

Bản chất tạm thời của dự án chỉ đến việc dự án luôn có thời gian bắt đầu và kết thúc. Tính tạm thời không phải là dự án ngắn mà chỉ là việc dự án phải có điểm dừng. Dự án có thể kết thúc khi:

– Đã đạt được các mục tiêu đề ra
– Ngân sách dự án đã được sử dụng hết
– Các yêu cầu dự án đã không còn nữa
– Có thay đổi trong chiến lược tổ chức hoặc ưu tiên dẫn đến việc dừng dự án
– Các yêu cầu pháp lý phải kết thúc dự án

Dù có tính chất tạm thời, kết quả của dự án có thể tồn tại lâu dài sau khi dự án kết thúc. Ví dụ, một sân vận động quốc gia xây dựng từ một dự án có thể tồn tại hàng thế kỷ.

Quản lý dự án là gì

Quản lý dự án là quá trình áp dụng tri thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án để đáp ứng các yêu cầu đặt ra. Việc áp dụng kỹ thuật quản lý dự án chính xác giúp tổ chức:

– Đáp ứng các mục tiêu kinh doanh và sự mong đợi của các bên liên quan.
– Tăng khả năng thành công và chuyển giao dự án đúng thời hạn và sản phẩm.
– Giải quyết các sự cố và vấn đề, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.
– Quản lý các ràng buộc về thời gian, chi phí, chất lượng và cân bằng các yêu cầu này.
– Quản lý thay đổi một cách hiệu quả.

Nếu quản lý dự án không hiệu quả, có thể dẫn đến các hậu quả như trễ tiến độ, vượt ngân sách, chất lượng kém, làm lại công việc, không kiểm soát được sự phát sinh của dự án, không hài lòng từ các bên liên quan và thất bại trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức.

Dự án là phương pháp quan trọng để tạo ra giá trị và lợi ích cho các tổ chức. Trong môi trường kinh doanh ngày nay, với các áp lực về yêu cầu phức tạp và sự biến đổi nhanh chóng, thời gian và nguồn lực hạn chế, các công ty cần áp dụng quản lý dự án hiệu quả để duy trì năng lực cạnh tranh và tạo ra năng lực chiến lược cho tổ chức.

Vòng đời dự án (project life cycle) được quản lý thông qua việc thực hiện một loạt các hoạt động quản lý dự án, gọi là quy trình quản lý dự án (project management processes). Mỗi quy trình quản lý dự án bao gồm đầu vào (inputs), công cụ và kỹ thuật (tools and techniques), và đầu ra (outputs). Các quy trình này được áp dụng cho mọi ngành nghề và có thể chia thành các loại khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của dự án.

Nhóm quy trình quản lý dự án (Project Management Process Groups)

Một nhóm quy trình quản lý dự án là một nhóm các quy trình có logic để đạt được các mục tiêu cụ thể của dự án, độc lập với các giai đoạn dự án (project phases). Nhóm quy trình quản lý dự án được chia thành 5 nhóm như sau:

1. Nhóm Thiết lập (Initiating Process Group): Định nghĩa dự án hoặc giai đoạn mới của dự án.

2. Nhóm Lập kế hoạch (Planning Process Group): Thiết lập phạm vi dự án, xác định mục tiêu và lập kế hoạch chi tiết.

3. Nhóm Thực thi (Executing Process Group): Hoàn thiện công việc để đáp ứng yêu cầu dự án.

4. Nhóm Giám sát và Kiểm soát (Monitoring and Controlling Process Group): Theo dõi, rà soát và kiểm tra tiến độ dự án, nhận diện thay đổi so với kế hoạch và điều chỉnh tương ứng.

5. Nhóm Kết thúc (Closing Process Group): Hoàn thành hoặc đóng dự án một cách chính thức.

Ngoài các nhóm quy trình, các quy trình cũng được phân loại theo các lĩnh vực kiến thức (Knowledge Areas), mỗi lĩnh vực kiến thức bao gồm các yêu cầu kiến thức cụ thể và được mô tả chi tiết.

Mặc dù các lĩnh vực kiến thức là liên quan nhau, nhưng chúng được định nghĩa tách biệt về mặt phương diện quản lý dự án. 10 lĩnh vực kiến thức được xác định trong PMBOK bao gồm:

Quản lý tích hợp (Project Integration Management)

Bao gồm các quy trình và hoạt động để nhận diện, định nghĩa, tích hợp, đồng bộ, và điều phối các quy trình và các hoạt động quản lý dự án khác nhau trong công tác quản lý dự án.

Quản lý công việc (Project Scope management)

Bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo dự án bao gồm các công việc được yêu cầu, và chỉ có những công việc được yêu cầu, để hoàn thành dự án một cách thành công.

Quản lý tiến độ (Project Schedule Management)

Bao gồm các quy trình cần thiết để quản lý việc hoàn thành dự án một cách đúng lúc

Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management)

Bao gồm các quy trình như lập kế hoạch, ước tính, lập ngân sách, tài chính, cấp vốn, quản lý, kiểm soát chi phí giúp dự án hoàn thành trong ngân sách được phê duyệt.

Quản lý chất lượng dự án (Project Quality Management)

Bao gồm các quy trình để tuân thủ theo chính sách chất lượng của tổ chức liên quan đến kế hoạch, quản lý, kiểm soát dự án và yêu cầu chất lượng sản phẩm, để đáp ứng được kỳ vọng của các bên liên quan.

Quản lý nguồn lực (Project Resource Management)

Bao gồm các quy trình để nhận diện, yêu cầu, và quản lý nguồn lực cần thiết cho sự thành công của dự án.

Quản lý truyền thông dự án (Project Communication Management)

Bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo việc lập kế hoạch thu thập, tạo lập, phân phối, lưu trữ, nhận, quản lý, kiểm soát, giám sát thông tin dự án một cách phù hợp và đúng lúc.

Quản lý rủi ro dự án (Project Risk Management)

Bao gồm các quy trình được triển khai nhằm lập kế hoạch, nhận diện, phân tích, xử lý, hiện thực xử lý, và giám sát rủi ro của dự án.

Quản lý thầu (Project Procurement Management)

Bao gồm các quy trình cần thiết để mua sắm sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả từ bên ngoài của nhóm dự án.

Quản lý bên liên quan (Stakeholder Management)

Bao gồm các quy trình cần thiết để nhận diện con người, nhóm, hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, phân tích kỳ vọng của các bên liên quan và tác động của họ lên dự án, xây dựng các chiến lược quản lý phù hợp và hiệu quả các bên liên quan

Với một số dự án cụ thể có thể yêu cầu nhiều các lĩnh vực kiến thức hơn, ví dụ, dự án xây dựng có thể yêu cầu về quản lý tài chính hoặc an toàn sức khỏe.