Ngân sách là gì? Vai trò của việc lập kế hoạch ngân sách
1. Ngân sách là gì?
Ngân sách là một danh sách tổng hợp tất cả các khoản chi phí và doanh thu được ước tính, dự đoán và tính toán trước. Nói cách khác, ngân sách có thể được hiểu đơn giản là một kế hoạch chi tiêu, cung cấp góc nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Ngân sách đóng vai trò quan trọng và việc lập kế hoạch là điều không thể thiếu.
2. Các loại ngân sách
Ngân sách được chia làm nhiều loại khác nhau, bao gồm:
– Ngân sách tổng thể (master budget): Là ngân sách có quy mô lớn nhất, mang lại cái nhìn tổng quát về toàn bộ tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm ngân sách của từng phòng ban.
– Ngân sách hoạt động (operating budget): Là ngân sách dự báo và phân tích thu chi của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
– Ngân sách dự báo dòng tiền (cash flow budget): Là ngân sách thể hiện dòng chảy của tiền trong doanh nghiệp ở một khoảng thời gian nhất định.
– Ngân sách tài chính (financial budget): Là ngân sách giữ vai trò chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, dòng tiền, thu chi, v.v.
– Ngân sách cố định (static budget): Là ngân sách có số liệu cố định mặc cho các yếu tố khác như lợi nhuận, doanh số có thay đổi.
3. Vai trò của việc lập kế hoạch ngân sách
Công việc lập kế hoạch ngân sách có vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Cụ thể:
– Giúp doanh nghiệp đi đúng hướng: Nhờ có một kế hoạch chi tiết, rõ ràng, doanh nghiệp sẽ biết chính xác những việc cần làm trong hiện tại và tương lai. Từ đó, những quyết định của doanh nghiệp không bị lệch khỏi mục tiêu đã đề ra.
– Sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có: Không chỉ là kế hoạch cho tương lai, ngân sách còn thể hiện chính xác tình trạng của doanh nghiệp, mang lại cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả hoạt động của cả doanh nghiệp.
– Dự đoán tương lai: Kế hoạch ngân sách đóng vai trò như một tấm bản đồ thời gian, giúp doanh nghiệp định hình những việc phải làm trong tương lai cũng như những mục tiêu phải đạt được.
– Thước đo hiệu quả: Ngoài việc quản trị các nguồn thu chi, kế hoạch ngân sách cũng thường xuyên được dùng để làm thước đo cho hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị đánh giá kết quả thực tế so với kỳ vọng.
4. Quy trình lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp
Tùy thuộc vào công việc, dự án và cá nhân mà kế hoạch ngân sách sẽ có những sự điều chỉnh khác nhau. Đối với doanh nghiệp, thường có hai loại ngân sách chính:
4.1 Ngân sách hoạt động
Ngân sách hoạt động dùng cho các hoạt động của doanh nghiệp như marketing, thiết kế, phân phối sản phẩm, chăm sóc khách hàng, và các hoạt động khác. Quy trình lập ngân sách hoạt động thường gồm các bước sau:
Bước 1: Ước lượng doanh thu
– Dựa vào tình hình hoạt động trong quá khứ và hiện tại của doanh nghiệp, bạn có thể dự đoán con số mong đợi cho tương lai. Con số này nên thực tế để tránh tạo áp lực quá lớn lên đội ngũ nhân viên. Một dự báo khả thi sẽ thúc đẩy hiệu quả làm việc của các phòng ban.
Bước 2: Tính toán nguồn vốn
– Từ doanh thu dự đoán, các nhà quản lý có thể lập ngân sách nguồn vốn, bao gồm nhân công, nguyên vật liệu và các nguồn lực khác cần thiết để đạt được doanh thu dự kiến.
Bước 3: Dự tính chi phí
– Chuẩn bị cho các chi phí phát sinh là cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt nhất trong mọi tình huống.
Bước 4: Dự tính thu nhập
– Khác với doanh thu mong đợi, thu nhập dự kiến là con số dựa trên các dữ liệu hoạt động dự kiến.
Bước 5: Dự đoán tình huống
– Đánh giá các kịch bản khác nhau và tác động của chúng. Ví dụ, tăng ngân sách quảng cáo hoặc cắt giảm nhân sự sẽ ảnh hưởng thế nào đến doanh nghiệp.
4.2 Ngân sách tài chính
Ngân sách tài chính bao gồm các báo cáo tài chính, dự báo và ngân sách vốn, ngân sách tiền. Ngân sách tiền rất quan trọng vì nó thể hiện sự thiếu hụt và thặng dư trong từng giai đoạn. Các bước dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng một ngân sách tiền:
Bước 1: Cộng doanh thu
– Xác định các khoản doanh thu dự kiến, bao gồm doanh thu từ khách hàng và các nguồn khác trong từng giai đoạn.
Bước 2: Trừ các khoản chi
– Ước lượng các khoản chi tiêu như thuế, lương nhân viên, cơ sở vật chất, và các chi phí hoạt động khác dựa theo tình hình thực tế.
Bước 3: Cân đối thu chi
– Đảm bảo cân đối giữa thu và chi trong từng giai đoạn bằng cách cộng các khoản thu và trừ đi những khoản chi.
Bước 4: Tính toán cân đối cuối kỳ
– Khoản tiền cân đối đầu kỳ này là khoản tiền cân đối cuối kỳ trước. Cộng vào khoản dư hoặc thiếu để tính ra cân đối vào cuối kỳ.
Bước 5: Xác định nhu cầu cấp vốn
– Dựa trên cân đối cuối kỳ, nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định tiếp theo. Nếu cân đối là số dương, doanh nghiệp hiện đang đủ vốn. Nếu cân đối là số âm, doanh nghiệp cần lập kế hoạch cấp vốn cho những khoản thâm hụt.
Nguồn tham khảo:
