Quản lý dự án là gì? Vai trò, nhiệm vụ của quản lý dự án

12 Nguyên tắc quản lý dự án hiệu quả

Người quản lý cần thuộc nằm lòng 12 nguyên tắc quan trọng dưới đây để quản lý dự án hiệu quả hơn.

Nguyên tắc quan trọng trong quản lý dự án

Trách nhiệm quản lý là thước đo về sự hiểu biết, trình độ chuyên môn, mức độ tin cậy đối với dự án hoặc doanh nghiệp. Hay nói cách khác, đây được xem là giá trị và đạo đức của người quản lý.

Trách nhiệm quản lý cần đảm bảo thực hiện đầy đủ trách nhiệm bên trong và bên ngoài nhằm hướng đến sự phát triển vững mạnh của doanh nghiệp.

Trách nhiệm bên trong đối với tổ chức bao gồm:

• Người quản lý cần triển khai dự án phù hợp với mục tiêu, chiến lược, tầm nhìn và sứ mệnh phát triển bền vững của doanh nghiệp.
• Tôn trọng và đề cao sự tham gia của các thành viên khi dự án được thực thi.
• Giám sát chặt chẽ nguồn lực của dự án để có những điều chỉnh phù hợp.
• Thực hiện nhiệm vụ chức năng của một người quản lý về các công việc: giải trình giấy tờ hồ sơ cần thiết, thực hiện thi công công trình theo chỉ đạo.

Trách nhiệm bên ngoài đối với tổ chức bao gồm:

• Sử dụng nguyên liệu, nguồn lực tự nhiên theo quy định về bảo vệ môi trường.
• Tạo mối quan hệ với các đối tác bên ngoài khác.
• Ứng dụng chuyên môn để nâng cao hiệu quả thi công dự án
• Không gây ảnh hưởng hay tác động tiêu cực đến các khu vực xung quanh dự án đang thi công.

Vai Trò của Nhóm Dự Án

Nhóm dự án thường bao gồm các cá nhân với kinh nghiệm, kỹ năng và kiến thức đa dạng. Mỗi thành viên phát huy thế mạnh riêng để cùng hoàn thành mục tiêu chung. Nhóm dự án chịu trách nhiệm tạo môi trường làm việc phù hợp với văn hóa tổ chức, giúp các cá nhân học tập và phát triển.

Yếu Tố Cấu Thành Môi Trường Hợp Tác Lý Tưởng

Một môi trường hợp tác lý tưởng cho nhóm dự án phụ thuộc vào các yếu tố như sự thỏa thuận của nhóm, cơ cấu tổ chức và quy trình thực hiện:

– Sự thỏa thuận của nhóm: Nhóm cam kết duy trì các yêu cầu chung về hành vi và cách làm việc để đạt mục tiêu tối ưu.
– Cơ cấu tổ chức: Nhóm cần điều chỉnh cơ cấu để phối hợp công việc chặt chẽ và đúng quy trình, tối ưu hóa và đáp ứng nhu cầu của dự án.
– Quy trình: Xây dựng các quy trình làm việc để công việc theo đúng mục tiêu và dễ dàng kiểm soát tiến độ, hiệu suất.

Tương Tác với Các Bên Liên Quan

Tạo sự gắn kết với các bên liên quan là phương pháp quan trọng để đảm bảo thành công của dự án và đo lường sự hài lòng của khách hàng. Các bên liên quan có ảnh hưởng đến:

– Phạm vi và tiến độ công việc.
– Chi phí thi công.
– Nhân sự và cung cấp thông tin.
– Kết quả dự án.
– Văn hóa doanh nghiệp và mục tiêu lâu dài.
– Đo lường rủi ro và đảm bảo chất lượng.
– Đánh giá sự thành công của dự án.

Kỹ Năng và Thái Độ của Người Quản Lý

Người quản lý cần có kỹ năng và thái độ ứng xử khéo léo để gắn kết các bên liên quan hiệu quả. Các yếu tố quan trọng bao gồm chủ động, chính trực, linh hoạt, tôn trọng, thấu hiểu và tự tin, giúp thúc đẩy sự thành công của dự án.

Theo Dõi và Điều Chỉnh

Người quản lý cần thường xuyên theo dõi tiến độ dự án để có những điều chỉnh phù hợp và kịp thời. Tập trung vào giá trị giúp doanh nghiệp không ngừng cải tiến và đổi mới, tối đa hóa giá trị mong đợi.

Giá Trị và Chất Lượng

Giá trị là chỉ số đo lường kết quả dự án, được xác định qua sự hài lòng của khách hàng và đóng góp cho nhà đầu tư hay tổ chức. Để đạt kết quả tối ưu, cần tương tác tích cực với hệ thống quản lý và điều chỉnh dự án phù hợp với bối cảnh thực tế.

Hành Vi Lãnh Đạo

Hành vi lãnh đạo ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả dự án. Lãnh đạo hiệu quả tạo động lực làm việc và đóng góp lớn vào sự thành công. Mỗi thành viên trong nhóm dự án cần thể hiện khả năng lãnh đạo, đưa ra quan điểm, ý kiến và kinh nghiệm làm việc.

Phân Tích và Điều Chỉnh

Người quản lý dự án cần phân tích bối cảnh, môi trường và các bên liên quan để phát triển kế hoạch phù hợp, tối đa giá trị và đẩy mạnh tiến độ. Điều chỉnh dự án dựa trên bối cảnh thực tế nhằm tạo ra kết quả hoàn hảo với phương pháp và quy trình tối ưu.

Tương Tác với Hệ Thống

Chất lượng sản phẩm khi tích hợp với quy trình và kết quả có thể xem xét trên nhiều phương diện như:

– Tình trạng sản phẩm hoạt động.
– Khả năng ứng dụng và đáp ứng thông số kỹ thuật.
– Sự nhất quán trong thực hiện.
– Khả năng ứng biến linh hoạt.
– Sự khác biệt với sản phẩm cùng loại.
– Tác động vào kinh tế, xã hội và môi trường.

Giảm Thiểu Rủi Ro

Để hạn chế rủi ro, người quản lý cần không ngừng cập nhật và đánh giá rủi ro, đưa ra các biện pháp phù hợp. Dự đoán rủi ro giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại và có biện pháp ứng biến linh hoạt, đảm bảo dự án đi đúng hướng và đạt mục tiêu.

Khả Năng Thích Ứng và Hồi Phục

Xây dựng khả năng thích ứng và hồi phục là nhiệm vụ cần thiết để đáp ứng sự thay đổi không ngừng của công nghệ. Nhóm dự án cần trang bị đa kỹ năng, rút kinh nghiệm từ dự án trước, lập kế hoạch cụ thể và tư duy sáng tạo.

Quản Lý Thay Đổi

Quản lý thay đổi linh hoạt theo từng giai đoạn là phương án toàn diện để chuyển đổi cá nhân, nhóm và tổ chức, hướng đến thành công của dự án và hạn chế rủi ro.

Quy trình quản lý dự án 5 bước đơn giản

Để dự án được quản lý chặt chẽ và đạt được hiệu quả cao, nhóm dự án cần có quy trình thực hiện theo 5 nhóm dưới đây:

• Nhóm thiết lập: Nhóm này có nhiệm vụ định nghĩa lại một dự án mới hoặc một giai đoạn mới của một dự án bằng cách công bố việc bắt đầu dự án hoặc giai đoạn.
• Nhóm lập kế hoạch: Quy trình này được thiết lập nhằm hình thành phạm vi dự án, làm rõ mục tiêu, xác định nhiệm vụ cụ thể để có thể đạt được mục tiêu của dự án. Nhóm lập kế hoạch cần thể hiện rõ các nội dung: thời gian, chi phí, nguồn lực, truyền thông, rủi ro, mua sắm, chất lượng, và các các bên liên quan.
• Nhóm thực thi: Các quy trình này được thực hiện nhằm hoàn thành các hạng mục công việc đã được đề ra theo đúng kế hoạch.
• Nhóm quy trình giám sát và kiểm soát: Quy trình này bao gồm việc giám sát, theo dõi và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch. Nếu có sự thay đổi trong lúc tiến trình thực hiện, nhóm này sẽ nhận diện và có những thay đổi linh hoạt tương ứng.
• Nhóm quy trình kết thúc: Quy trình này được tiến hành để hoàn thiện dự án và bắt đầu hoàn thành các thủ tục nghiệm thu và bàn giao.

Cơ hội việc làm quản lý dự án hiện tại và tương lai

Mỗi ngành nghề đều cần có sự quản lý chặt chẽ để đạt được kết quả tốt nhất và hạn chế các rủi ro có thể xảy ra. Để có thể hoàn thành tốt công việc này, người quản lý dự án đòi hỏi phải có kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên sâu. Vì thế, cơ hội việc làm và mức lương cho công việc này cũng được đánh giá cao.

Cơ hội việc làm rộng mở với ngành quản lý dự án

Ở nước ta hiện nay, nhu cầu mở cửa hội nhập kinh tế ngày càng cao, nhiều nhà đầu tư nước ngoài muốn tận dụng thị trường “màu mỡ” ở Việt Nam để phát triển, chính vì thế, cơ hội việc làm cho vị trí quản lý dự án có xu hướng ngày càng tăng cao.

Người làm quản lý dự án còn có cơ hội thăng tiến cao trong công việc. Khi tích lũy đủ kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn, cùng tinh thần ham học hỏi không ngừng phát triển bản thân, người quản lý hoàn toàn có thể trở thành giám đốc quản lý dự án quy mô lớn.

Trên đây là những chia sẻ về chủ đề quản lý dự án. Mong rằng bạn có thể hiểu rõ về khái niệm cũng như vai trò và lợi ích khi ứng dụng các kỹ năng quản lý dự án vào công việc. Nếu bạn cần tìm hiểu chi tiết hơn về khóa học quản lý dự án chuẩn quốc tế PMI, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline hoặc truy cập website để được nhân viên tư vấn và giải đáp thắc mắc một cách tận tình.