Quản trị dự án là gì? Quy trình và vai trò của quản trị dự án

Quản trị dự án là một lĩnh vực quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp, với vai trò đảm bảo việc triển khai các dự án một cách hiệu quả và đúng tiến độ. Để tổ chức và điều hành các dự án một cách chuyên nghiệp, các nhà quản lý dự án cần thực hiện các bước quản trị dự án một cách khoa học và hệ thống. Dưới đây là một số bước quan trọng trong quản trị dự án:

1. Lập kế hoạch dự án (Project Planning):

– Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quản trị dự án, khi nhà quản lý dự án phải xác định mục tiêu, phạm vi, lập kế hoạch, và phân bổ các nguồn lực cần thiết cho dự án.
– Các hoạt động chủ yếu ở đây bao gồm xác định công việc cần làm, phân tích rủi ro, lập lịch và ngân sách, cũng như xác định các chuẩn mực chất lượng.

2. Họp khởi động dự án (Project Initiation):

– Giai đoạn này đánh dấu sự bắt đầu chính thức của dự án sau khi có sự chấp thuận từ các bên liên quan.
– Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm xây dựng điều lệ dự án, xác định rõ mục tiêu và kế hoạch chi tiết, cũng như phân phối trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm dự án.

3. Thực thi dự án (Project Execution):

– Đây là giai đoạn thực hiện các hoạt động được lập kế hoạch trong giai đoạn trước.
– Nhà quản lý dự án phải điều phối các hoạt động, giám sát tiến độ, quản lý nhân sự, và giải quyết các vấn đề phát sinh để đảm bảo dự án được thực hiện suôn sẻ và đúng hẹn.

4. Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling):

– Trong quá trình thực hiện dự án, việc giám sát và kiểm soát là rất quan trọng để đảm bảo rằng dự án diễn ra theo kế hoạch và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.
– Các hoạt động bao gồm theo dõi tiến độ, giải quyết vấn đề, điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết, và báo cáo tiến độ cho các bên liên quan.

5. Đánh giá và kết thúc dự án (Project Evaluation and Closure):

– Sau khi dự án hoàn thành, nhà quản lý dự án cần đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện.
– Các hoạt động bao gồm đánh giá kết quả dự án, học hỏi từ kinh nghiệm đã qua, và chuẩn bị báo cáo kết quả cho các bên liên quan.
– Đồng thời, đóng gói tài liệu, phân phối lợi ích và giải tán nhóm dự án cũng là các bước cuối cùng để hoàn thành quản trị dự án.

Thông qua các bước này, quản lý dự án giúp các tổ chức và doanh nghiệp có thể quản lý và thực hiện các dự án một cách có kế hoạch và hiệu quả, từ đó đảm bảo các mục tiêu đề ra được đạt được một cách chính xác và trong thời gian cho phép.

Mô hình CLEAR: 

– Collaborative – Hợp tác: Mục tiêu đề ra phải có sự kết nối, hợp tác giữa các bộ phẩm để mọi người làm việc nhóm hiệu quả hơn.

– Limited – Giới hạn: Mục tiêu cần nằm trong giới hạn phạm vi, nguồn lực , thời gian thực hiện.

– Emotional – Cảm xúc: Nếu nhà quản trị có thể truyền cảm hứng để nhân viên không ngừng cố gắng, cống hiến và nỗ lực.

– Appreciable – Có thể đánh giá được: Mục tiêu cần có tính khả thi và nên chia thành những mục tiêu con để dễ thực hiện và đánh giá.

– Refinable – Dễ điều chỉnh: Mục tiêu không nên quá cứng nhắc mà có thể linh hoạt, tinh chỉnh theo trường hợp thực tế.

Khi dự án đã được chấp thuận và có thể tiến hành thực hiện, nhà quản trị nên bắt đầu bằng một cuộc họp kick – off( khởi động). Cuộc họp này là điều kiện để giới thiệu về doanh nghiệp của mình, đội nhóm và nhân lực thực hiện, đồng thời trình bay về dự án và kế hoạch thực hiện.

Trong bước này, nhà quản trị cần thực hiện một số công việc khác như:

– Chọn nhân sự và hình thành đội nhóm.

– Chỉ định nguồn lực.

– Thực hiện kế hoạch quản lý dự án.

– Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát quy trình thực hiện.

– Phân công nhiệm vụ.

– Tạo lịch trình dự án, cập nhật tình hình dự án.

– Cập nhật kế hoạch dự án theo từng giai đoạn.

Ở bước này, nhà quản trị dự án cần:

– Theo dõi về thời gian thực tế triển khai so với thực tế.

– Giám sát các công đoạn của dự án.

Phẩm chất và tố chất của một nhà quản trị dự án

Việc quản lý và hoàn thành dự án không chỉ đơn giản là thực hiện các công việc theo kế hoạch mà còn đòi hỏi những phẩm chất và tố chất đặc biệt của một nhà quản trị dự án thành công. Dưới đây là các tố chất quan trọng mà một nhà quản trị dự án cần phải có để giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh:

1. Kiến thức chuyên môn và vĩ mô: Nhà quản trị dự án cần nắm vững các kiến thức về quản trị kinh doanh, quản lý nhân sự, quản trị rủi ro, và các kiến thức chuyên môn phù hợp với lĩnh vực dự án. Ngoài ra, hiểu biết về pháp luật, nền kinh tế, và thị trường cũng rất quan trọng để có thể đưa ra các quyết định chính xác và hiệu quả.

2. Kỹ năng lãnh đạo và giao tiếp: Kỹ năng lãnh đạo giúp nhà quản trị có khả năng tổ chức và điều hành nhóm dự án một cách hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quan trọng để truyền đạt thông tin, thúc đẩy sự hợp tác, và giải quyết các xung đột trong quá trình dự án.

3. Kỹ năng đàm phán và giải quyết vấn đề: Đàm phán giúp nhà quản trị dự án có thể thương lượng các điều khoản, điều kiện và giải quyết các mâu thuẫn trong dự án. Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp nhà quản trị tìm ra các phương án khắc phục khi dự án gặp khó khăn.

4. Trách nhiệm và sự sáng tạo: Nhà quản trị dự án cần có trách nhiệm cao đối với công việc và sự phát triển của dự án. Sự sáng tạo giúp nhà quản trị đưa ra các giải pháp đột phá và khác biệt để giải quyết các thách thức trong dự án.

5. Quyết đoán và linh hoạt: Trong quá trình quản lý dự án, quyết đoán giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định nhanh chóng và hiệu quả. Tuy nhiên, tính linh hoạt cũng quan trọng để điều chỉnh kế hoạch khi có thay đổi bất ngờ trong dự án.

6. Hòa đồng và khéo léo trong giao tiếp: Sự hòa đồng giúp nhà quản trị xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các thành viên trong nhóm dự án, trong khi đó, khéo léo trong giao tiếp giúp giải quyết các tình huống phức tạp và tạo được sự đồng cảm từ đồng nghiệp.

Những tố chất này không chỉ giúp nhà quản trị dự án thành công trong việc hoàn thành dự án một cách hiệu quả mà còn đóng góp tích cực vào sự phát triển và nâng cao năng lực quản lý của tổ chức.

Có thể nói, quản trị dự án là mấu chốt quyết định đến sự thành bại của một dự án nào đó. Nếu nhà quản trị có thể ứng dụng những kiến thức và kinh nghiệm của mình một cách thông minh sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành tốt các mục tiêu đã đề ra.