Quản trị là gì? Phân biệt chức năng, vai trò quản trị và quản lý

Quản trị là một yếu tố then chốt trong hoạt động của bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào, đóng vai trò quyết định trong sự phát triển và thành công của chúng. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng tìm hiểu khái niệm quản trị và vai trò của nó, cũng như sự khác biệt giữa quản trị và quản lý.

Quản trị là gì?

Quản trị là quá trình đưa ra các quyết định chiến lược, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp nhằm thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Nhiệm vụ của quản trị bao gồm quản lý các nguồn lực như con người, tài chính, thời gian, cùng với nhiều lĩnh vực khác nhau như quản trị nhân sự, kinh doanh, marketing, tài chính, sản xuất, nguồn nhân lực, chuỗi cung ứng và nhiều hoạt động khác. Quản trị là một lĩnh vực đa dạng và có ứng dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề như kinh doanh, chính phủ, giáo dục, y tế.

Quản trị cũng liên quan đến việc xây dựng chính sách và đảm bảo rằng tài nguyên được sử dụng hiệu quả để đạt được mục tiêu của tổ chức. Quản trị có thể được thực hiện ở nhiều cấp độ khác nhau trong tổ chức, bao gồm quản lý cấp cao (top management), quản lý tầng lớp giữa (middle management), và quản lý cơ sở (frontline management).

Bản chất của Quản trị

Bản chất của quản trị nằm ở việc tìm ra cách thức tối ưu để đảm bảo hiệu suất cao với chi phí thấp cho tất cả thành viên trong tổ chức. Quản trị đòi hỏi việc đưa ra các quyết định để kiểm soát hoạt động của tổ chức.

Quản trị không chỉ là người điều hành mà còn là tiếng nói của tổ chức, điều này đặt ra trách nhiệm lớn vì ngay cả ý kiến cá nhân của họ cũng phản ánh lên danh tiếng của doanh nghiệp.

Vai trò của Quản trị

Vai trò Đại diện:

Quản trị phải có khả năng lãnh đạo, truyền tải tầm nhìn và truyền cảm hứng cho toàn bộ nhân viên. Họ điều khiển và kiểm soát các hoạt động của các phòng ban để đảm bảo hoạt động liền mạch và tối ưu hóa nguồn lực. Quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp và kết nối các cá nhân trong tổ chức, cung cấp thông tin và hướng dẫn cho mọi cấp độ trong tổ chức. Họ cũng truyền đạt thông tin từ bên ngoài như khách hàng, đối tác hoặc các tổ chức khác.

Vai trò Ra quyết định:

Giải quyết vấn đề là bản chất của công việc quản trị. Người quản trị phải đối mặt với các vấn đề khác nhau và cần tìm ra các giải pháp thích hợp. Họ cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết xung đột nếu có mâu thuẫn giữa các thành viên trong tổ chức. Quản trị thường tham gia vào việc phê duyệt và ra các quyết định quan trọng, yêu cầu khả năng đưa ra quyết định sáng suốt và thuyết phục để đảm bảo mọi người tuân theo, tạo sự đồng nhất và liên tục trong hoạt động của tổ chức.

Bốn Chức Năng Quản Trị

Chức năng quản trị bao gồm những hoạt động tổng quát mà nhà quản trị ở mọi cấp độ thực hiện nhằm đảm bảo việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Các hoạt động này được chia thành bốn chức năng cơ bản: Hoạch định, Tổ chức, Lãnh đạo và Kiểm soát.

1. Hoạch định (Planning)

Hoạch định là quá trình đánh giá hiện trạng và tài nguyên sẵn có, sau đó xác định mục tiêu và hướng đi cụ thể cho tổ chức.
– Đánh giá hiện trạng và tài nguyên: Xem xét kỹ lưỡng các nguồn lực hiện có trong tổ chức.
– Xác định mục tiêu: Đặt ra những mục tiêu cần đạt được và đề xuất các hoạt động cụ thể để thực hiện chúng trong một khung thời gian nhất định.
– Lên lịch trình chi tiết: Thiết lập kế hoạch chi tiết cho các hoạt động và các biện pháp kiểm soát rủi ro để thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.

2. Tổ chức (Organizing)

Tổ chức là quá trình xây dựng cơ cấu và phân công nhiệm vụ để đảm bảo hoạt động của tổ chức diễn ra hiệu quả.
– Xây dựng cơ cấu tổ chức: Thiết lập sơ đồ tổ chức rõ ràng.
– Xác định nhiệm vụ và thẩm quyền: Quy định cụ thể nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận.
– Thiết lập tiêu chuẩn hiệu suất: Đặt ra các chỉ số hiệu suất (KPI) để đánh giá hiệu quả công việc của các bộ phận và cá nhân.

3. Lãnh đạo (Leading)

Lãnh đạo là khả năng hướng dẫn, động viên và phát triển đội ngũ nhân viên.
– Đào tạo và giao việc: Cung cấp đào tạo và phân công công việc phù hợp.
– Lắng nghe và động viên: Xử lý xung đột, động viên nhân viên và đánh giá hiệu suất làm việc.
– Xây dựng mối quan hệ: Tạo ra môi trường làm việc tích cực và duy trì mối quan hệ tốt với nhân viên và các đối tác bên ngoài.

4. Kiểm soát (Controlling)

Kiểm soát là quá trình giám sát và điều chỉnh các hoạt động để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.
– Xác định vấn đề và kiểm tra: Lên lịch trình kiểm tra và giám sát các hoạt động.
– Đánh giá kết quả: Thực hiện các biện pháp sửa đổi để ngăn chặn các vấn đề không mong muốn trong quá trình thực hiện.

Phân biệt giữa Quản trị và Quản lý

Trong quá trình điều hành một tổ chức, “quản trị” và “quản lý” là hai khái niệm thường dễ gây hiểu nhầm nhưng lại có vai trò và chức năng khác nhau.

Quản trị (Administration)

Quản trị là nghệ thuật đạt được mục tiêu thông qua người khác. Người quản trị điều hành việc thực hiện các quyết định và mục tiêu mà tổ chức đã đưa ra. Họ đảm bảo rằng công việc diễn ra theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra.

– Thi hành và thực hiện: Quản trị tập trung vào việc thực hiện các công việc theo quyết định và kế hoạch đã được xác định trước đó.
– Quyết định “ai” và “cách nào”: Xác định người sẽ thực hiện nhiệm vụ và cách thức tổ chức công việc để đảm bảo hiệu suất làm việc.

Quản lý (Management)

Quản lý liên quan đến việc lập kế hoạch và thiết lập các mục tiêu vĩ mô cho tổ chức. Người quản lý chịu trách nhiệm xây dựng cơ cấu tổ chức và định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận và cá nhân để đảm bảo đạt được mục tiêu đề ra.

– Chiến lược và kế hoạch: Quản lý liên quan đến việc đưa ra quyết định chiến lược và xây dựng kế hoạch để đạt được mục tiêu lớn hơn của tổ chức.
– Quyết định “cái gì” và “bao giờ”: Định rõ nhiệm vụ, lên lịch trình và xác định thời điểm thực hiện để đảm bảo công việc diễn ra đúng hẹn và theo kế hoạch.

Khác nhau về Quá trình và Kỹ năng

Quá trình

– Quản trị: Tập trung vào việc thi hành, đảm bảo các quyết định và mục tiêu đã đề ra được thực hiện đúng cách dưới sự giám sát và hướng dẫn.
– Quản lý: Đặt trọng tâm vào việc tư duy chiến lược, xác định hướng đi và các bước cụ thể để đạt được mục tiêu tổ chức.

Kỹ năng

– Quản trị: Yêu cầu kỹ năng kỹ thuật và quản lý con người, bao gồm hiểu biết về quy trình công việc, quản lý tài nguyên và kỹ năng giao tiếp.
– Quản lý: Tập trung vào kỹ năng nhận thức và quản lý con người, bao gồm tư duy chiến lược, kỹ năng lãnh đạo, đào tạo và động viên đội ngũ.

Hiểu rõ sự khác biệt giữa quản trị và quản lý sẽ giúp tổ chức phân định rõ vai trò và trách nhiệm của từng vị trí, từ đó thúc đẩy hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững.

Trong quản trị, người quản trị thường xuất hiện ở các cấp trung và thấp trong tổ chức. Vai trò của họ tập trung vào việc thực hiện nhiệm vụ và quản lý người lao động trực tiếp. Họ có trách nhiệm đảm bảo rằng công việc diễn ra theo kế hoạch và mục tiêu đã đề ra.

Quản lý thường xuất hiện ở cấp cao hơn trong tổ chức. Họ đại diện cho chủ sở hữu của doanh nghiệp hoặc cổ đông và đảm bảo rằng tổ chức đạt được mục tiêu và lợi nhuận mong muốn. Vai trò của họ liên quan đến việc xây dựng chiến lược và quyết định chiến thuật để đảm bảo sự phát triển bền vững của tổ chức.

Trong quản trị, các quyết định quản lý thường bị ảnh hưởng bởi giá trị, quan điểm, tín ngưỡng và quyết định của người quản lý khác. Điều này có nghĩa là các quyết định trong quản trị thường phụ thuộc vào cá nhân và cá nhân này có thể đưa ra quyết định dựa trên quan điểm và giá trị riêng.

Trong quản lý, quản trị thường bị ảnh hưởng bởi quan điểm của cộng đồng, chính phủ, các tổ chức tôn giáo, hoặc phong tục xã hội. Điều này có nghĩa là quyết định trong quản lý thường phải tuân theo các quy định và giới hạn của xã hội và cộng đồng và chúng không phụ thuộc vào quan điểm cá nhân.

Trong quản trị, quản trị đặc biệt chi phối người lao động của tổ chức, những người này thường được trả thù lao dưới hình thức lương. Điều này có nghĩa rằng người quản lý trong quản trị tập trung vào việc quản lý và hướng dẫn người lao động để họ thực hiện công việc được giao theo quy trình và mục tiêu đã đề ra.

Trong quản lý, quản trị đại diện cho chủ sở hữu của doanh nghiệp, những người mà thu lại lợi nhuận từ doanh nghiệp theo hình thức cổ tức. Điều này có nghĩa rằng người quản lý trong quản lý tập trung vào việc đảm bảo rằng tổ chức hoạt động hiệu quả và đạt được lợi nhuận mà các cổ đông mong muốn.

Lời kết

Quản trị là gì? Quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng mục tiêu tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả và đạt hiệu suất tối ưu. Quản lý và quản trị là hai khía cạnh cần tồn tại và hoạt động cùng nhau để đảm bảo sự thành công của tổ chức.

Khóa học quản lý doanh nghiệp sẽ giúp bạn hiểu cách xây dựng và thực hiện chiến lược tổ chức, từ việc phân tích môi trường kinh doanh đến quản lý chiến lược.Nắm vững kiến thức về quản lý tài chính là quan trọng để đảm bảo tổ chức hoạt động bền vững và có lợi nhuận. Khóa học này giúp bạn hiểu về nguyên tắc tài chính, lập kế hoạch tài chính và quản lý nguồn lực tài chính.

Nếu bạn quan tâm đến việc tham khảo khóa học quản trị doanh nghiệp tại Viện FMIT, đó là một quyết định có thể mang lại nhiều lợi ích cho sự phát triển cá nhân và nghiệp vụ của bạn. Khóa học này không chỉ giúp bạn hiểu rõ bức tranh toàn cảnh về kiến trúc hệ thống quản trị mà còn cung cấp những kiến thức quý báu về nguyên tắc giám sát của Hội đồng Quản trị.