Tất tần tật về quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Quy Trình Mua Hàng Là Gì?

Quy trình mua hàng là trình tự các hoạt động mua sắm hàng hóa, thực hiện dựa theo nghiệp vụ và quy định của doanh nghiệp. Đây là một chuỗi các bước bắt đầu từ khi lập yêu cầu mua hàng và kết thúc khi hàng hóa đã được nhập kho và thanh toán hoàn tất.

Lưu đồ quy trình mua hàng bắt đầu từ việc lập yêu cầu mua hàng và kết thúc khi hàng hóa đã được nhập kho và thanh toán. Cụ thể, quy trình bao gồm các bước sau:

Đặc Điểm Quy Trình Mua Hàng Của Doanh Nghiệp

Quy trình mua hàng của doanh nghiệp được thực hiện theo một trình tự nhất định, mang lại cả ưu và nhược điểm:

Ưu Điểm:

– Đơn giản hóa hoạt động mua hàng của doanh nghiệp.
– Duy trì việc cung ứng hàng hóa, nguyên vật liệu, giảm thiểu rủi ro và thất thoát.
– Nâng cao chất lượng sản xuất, cải tiến năng suất mua hàng.
– Tổ chức và gắn kết dây chuyền sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp hiệu quả hơn.
– Phổ thông hóa chuyên môn từng bộ phận, dễ dàng trong đào tạo nhân viên mới và ứng phó với thiếu hụt nhân sự đột xuất.
– Thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín trong cách làm việc của doanh nghiệp.

Quy trình mua hàng giúp hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn.

Nhược Điểm:

– Nếu một bước trong quy trình bị thực hiện sai hoặc chậm trễ, nguy cơ xảy ra tắc nghẽn là rất cao.
– Gây khó khăn khi doanh nghiệp muốn nhanh chóng thích ứng với xu hướng thị trường mới.

Mô Tả Quy Trình Mua Hàng Của Một Tổ Chức

Quy trình mua hàng chuẩn tại doanh nghiệp thường bao gồm 8 bước:

1. Tiếp nhận yêu cầu mua hàng: Phòng mua hàng nhận “Yêu cầu mua hàng” từ các phòng ban khi có nhu cầu về hàng hóa, nguyên vật liệu, dụng cụ,… yêu cầu này phải được trưởng phòng hoặc người chịu trách nhiệm phê duyệt.

2. Tìm kiếm nhà cung cấp và báo giá: Sau khi yêu cầu được phê duyệt, phòng mua hàng sẽ tìm kiếm nhà cung cấp và thu thập báo giá.

3. Lập đề nghị báo giá: Dựa trên “Yêu cầu mua hàng” và báo giá thu thập được, phòng mua hàng lập “Đề nghị báo giá” gửi đến nhà cung cấp hiện có hoặc mới theo đề xuất của bộ phận gửi yêu cầu.

4. Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Phòng mua hàng theo dõi và đánh giá báo giá từ các nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Ban lãnh đạo phê duyệt báo giá dựa trên so sánh giữa các nhà cung cấp và điều kiện mua hàng.

5. Ký kết hợp đồng mua hàng: Khi chọn được nhà cung cấp, nhân viên mua hàng lập hợp đồng mua hàng, bao gồm thông tin về báo giá, điều khoản thanh toán, thời gian giao hàng. Hợp đồng được gửi đến nhà cung cấp để ký kết.

6. Theo dõi quá trình nhập hàng: Phòng mua hàng lập “Đề nghị nhập hàng” và “Đề nghị kiểm hàng” gửi các phòng ban liên quan. Điều này giúp đảm bảo nhập hàng đúng lịch và phòng ngừa sự cố.

7. Kiểm tra hàng hóa: Khi hàng hóa đến kho, bộ phận kho kiểm tra hàng, đảm bảo đủ số lượng, quy cách, thông số kỹ thuật. Nếu hàng không đạt chuẩn, phản hồi lại với phòng mua hàng để đổi/trả.

8. Thanh toán: Phòng mua hàng lập hồ sơ thanh toán gửi phòng kế toán. Phòng kế toán tiếp nhận và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp nếu hồ sơ hợp lệ, nếu không, báo lại để chỉnh sửa.

Quy trình mua hàng giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất và kinh doanh hiệu quả hơn, đảm bảo sự liên tục trong cung ứng và nâng cao hiệu suất làm việc của tổ chức.

Một Số Lưu Ý Để Thực Hiện Quy Trình Mua Hàng Hiệu Quả

Để quy trình mua hàng mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp, cần lưu ý các yếu tố sau:

1. Xác định nhu cầu cụ thể:

Trước khi tiến hành mua hàng, cần xác định rõ nhu cầu về số lượng, thời gian nhập hàng, khả năng cung ứng của nhà cung cấp và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng việc mua hàng phù hợp với kế hoạch sản xuất và tài chính của doanh nghiệp.

2. Thời điểm nhập hàng:

Thời điểm hàng hóa có mặt tại kho ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất và kinh doanh. Cần đảm bảo hàng hóa được nhập về đúng thời điểm và đảm bảo chất lượng, giúp tiết kiệm chi phí lưu kho và tối ưu hóa chi phí vận hành, sản xuất.

3. Lập kế hoạch mua hàng:

Kế hoạch mua hàng nên dựa trên kế hoạch sản xuất và nhu cầu thực tế. Cần xác định rõ nguyên vật liệu cần mua và số lượng nhập kho. Số lượng hàng hóa cần thỏa mãn hai điều kiện: đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất (bao gồm thời gian chờ giao hàng) và nằm trong khoảng tồn kho tối thiểu và tối đa.

4. Xác định đúng số lượng và mức tồn kho an toàn:

Cần xác định chính xác số lượng hàng hóa cần nhập và duy trì mức tồn kho an toàn. Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc dư thừa gây lãng phí.

5. Đánh giá năng lực cung ứng của nhà cung cấp:

Mỗi nhà cung cấp có năng lực cung ứng khác nhau. Nhà cung cấp trong nước và nước ngoài sẽ có thời gian giao hàng và các chi phí phát sinh khác nhau. Thời gian thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp (thời gian chờ) ảnh hưởng lớn đến quyết định mua hàng của doanh nghiệp.

6. Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp:

Khi chọn nhà cung cấp nước ngoài có thời gian chờ lâu, doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng lớn đủ phục vụ nhu cầu sử dụng trong thời gian chờ. Điều này giúp đảm bảo hoạt động sản xuất không bị gián đoạn.

Tóm lại, để thực hiện quy trình mua hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu, lên kế hoạch chi tiết, đánh giá năng lực nhà cung cấp, và chọn đúng thời điểm nhập hàng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Nguồn tham khảo:

8 Steps of Business Buying Process

7 Stages of Business Buying (B2B) Process (With Tips)